Fino al 1800 era normale per le persone lavorare a casa. Al massimo si spostavano per periodi limitati, per lavori stagionali (specie in agricoltura) o temporanei (es. la costruzione di un edificio). A volte erano spostamenti spontanei, come nel caso degli artigiani o dei mercanti. Altre volte forzati: era il caso degli schiavi o dei servi della gleba.
È la rivoluzione industriale che ha creato edifici di lavoro permanenti: fabbriche e uffici. La presenza regolare e massiccia di persone nel medesimo luogo di lavoro determinò esigenze di direzione, coordinamento e controllo fino ad allora sconosciute per dimensione e complessità. La risposta a tali esigenze venne trovata man mano in una serie di regole che nascevano con l’intento di risolvere il problema della quotidiana collaborazione fra persone che ricoprivano ruoli e posizioni organizzative diverse. Tali regole, una volta formalizzate, vengono oggi comunemente definite “burocrazia”.
Le discipline manageriali si occupano di tutto questo e, nate in un contesto industriale, si sono via via diffuse in altri ambienti, come ad esempio quelli ospedalieri o scolastici. Ed è così che, sempre più spesso, chi lavora in questi contesti organizzativi si trova di fronte a sistemi finalizzati alla programmazione e valutazione delle prestazioni, ed è costretto a trascorrere sempre più tempo a documentare quello che fa e sempre meno tempo a farlo davvero.
Le tecniche manageriali nel tempo si sono diffuse in ogni luogo di lavoro, finendo col creare interi settori, con tanto di dirigenti e specialisti, la cui principale funzione è far applicare le regole da loro stesse create: pianificazioni, budget, controlli, valutazioni e misurazioni, revisioni. Sono tutte attività quasi del tutto sconnesse dalla reale essenza per cui le organizzazioni nascono: produrre manufatti, curare, insegnare, etc.
A partire dal 1983 negli USA il numero di manager, amministratori e supervisori è cresciuto di oltre il 100%, mentre il numero degli addetti a tutte le altre funzioni è cresciuto solo del 44%. Nelle organizzazioni di maggior dimensione gli operatori di front line sono sottoposti ad almeno otto livelli manageriali.
È ormai diffusa e scontata una narrazione finalizzata a documentare lo scopo e le funzioni di qualunque posizione organizzativa, le competenze richieste per svolgerla, secondo modelli di presentazione e gergali prescritti dagli uffici del Personale o della Qualità. Il peso della burocrazia sta schiacciando molte organizzazioni e rendendo la vita difficile a tanti che vi lavorano.
Da tempo esistono movimenti ed esperienze volte a contrastare il peso delle burocrazie organizzative. È questo uno dei principali obiettivi che ogni organizzazione sana si deve porre per il prossimo futuro.